Rappelons-nous des mots de Robin S. Sharma, auteur et conférencier canadien : « Veillez sur votre temps, c’est votre bien le plus précieux. » Une bonne gestion du temps constitue, aujourd’hui, un impératif essentiel pour travailler de la manière la plus efficace et productive possible. Parmi toutes les priorités, notifications, e-mails et mauvaises habitudes, notre attention et productivité sont parfois mises à rude épreuve. Nous vous proposons donc les 5 conseils incontournables à mettre en place afin de reprendre le contrôle sur votre emploi du temps.
1. Définir ma liste d’action quotidiennes et hebdomadaires
L’indispensable de l’organisation au travail c’est, tout d’abord, la To Do list d’actions à réaliser. Comme Timothy Ferriss le rappelle bien, « N’arrivez jamais au bureau ou devant votre ordinateur sans une liste précise de priorités. ». Cette liste d’action doit être élaborée avec une double perspective : identifier les tâches et missions importantes à réaliser pendant la semaine et au cours de la journée.
💡 Nous vous conseillons donc de construire deux listes distinctes : une To Do hebdomadaire qui identifie les priorités de la semaine et une To Do quotidienne qui énumère les actions à réaliser au cours de la journée.
Pour ce faire, listez l’ensemble des actions à réaliser en indiquant leur ordre d’importance (ce qui est prioritaire à réaliser). Soyez réaliste et pensez à ne pas surcharger votre liste de tâches, ce qui pourrait vous faire perdre en souplesse et en capacité d’adaptation.
2. Fixer une échéance pour chaque action et définir un calendrier d’action
Une fois ces deux To Do réalisées, il est nécessaire de déterminer une échéance finale chaque mission ou tâche. L’échéance accordée dépendra du caractère urgent ou du deadline final du projet.
💡 Vous pouvez hiérarchiser vos missions définir leurs échéances selon le modèle suivant :
- Urgent et important → faire (par exemple : pour respecter le délai d’engagement auprès d’un client ou pour être le premier à contacter un client et les candidats)
- Non-urgent et important → planifier (c’est le cas de vos tâches récurrentes)
- Non urgent et non-important → éliminer dans la mesure du possible ou le faire pendant des moments où l’énergie est moindre.
Une fois ces priorités définies, vous pouvez construire votre calendrier d’action.
Deux astuces pour construire votre calendrier :
💡 Opter pour la méthode « Eat the frog » (« Avaler le crapaud »)
Il s’agit d’une stratégie de gestion du temps fondée sur cette citation de Mark Twain :
« Si vous devez avaler un crapaud vivant, mieux vaut le faire le matin à la première heure, et rien de pire ne pourra vous arriver pour le restant de la journée ».
➡ Appliquée à la gestion et hiérarchisation du temps, cette méthode consiste à identifier votre tâche la plus difficile de la journée (ou celle que vous repoussez sans cesse) et à la réaliser avant toute autre tâche. Vous serez alors prêt à vous attaquer aux autres tâches, l’esprit tranquille.
💡 Effectuez vos activités principales au moment où vous êtes le plus productif
« Êtes-vous plutôt du matin ou du soir ? » Voilà une question à laquelle vous n’avez certainement pas échappé. Vous n’êtes donc pas sans savoir que la productivité varie en fonction du moment de la journée.
➡ Lorsque vous avez identifié à quel moment votre productivité est à son maximum (votre pic de productivité), efforcez-vous de créer les conditions propices à un travail efficace et allouer pour ce créneau-là des missions à forte valeur ajoutée sur votre calendrier.
3. Concentrez-vous sur une seule tâche à la fois
Pour la petite histoire, le cerveau humain multitâche est un mythe. Lorsque vous essayez de faire deux choses à la fois, votre cerveau traite les informations pour l’ensemble des tâches à accomplir, mais plus lentement. Par conséquent, au lieu de mener à bien une activité comme il se doit, vous mettez en péril la réussite des deux tâches entreprises. Lorsque vous êtes complètement immergé dans votre travail, vous êtes dans ce que l’on appelle un « état d’hyper-concentration », ou « flow». Cet état se traduit par une expérience de travail plus dynamique, active et agréable. Ce « flow » vous permet de travailler plus rapidement : il a aussi tendance à éveiller davantage votre créativité et à renforcer votre motivation au travail.
💡 Vous pouvez utiliser la technique POMODORO. Pour tester la technique Pomodoro, réglez un minuteur pour une durée de 25 minutes et mettez-vous au travail. Ces 25 minutes écoulées, faites une pause de 5 minutes. Répétez cette démarche quatre fois : 25 minutes de travail, puis 5 minutes de pause. Après la quatrième séquence de travail, accordez-vous une pause un peu plus longue (5 à 15 minutes). Votre productivité n’en sera que décuplée 💪
4. Faites un bilan en fin de journée
En fin de journée, prenez le temps de faire un point pour réaliser un bilan de la journée et préparer la journée suivante :
💡 Renseigner dans votre agenda un « moment tampon de 15 ou 30 minutes »
Ce « moment tampon », réservé pour vous dans votre agenda – en fin de journée – vous permettra un temps de production dédié afin de finaliser les urgences, de répondre et trier vos e-mails et de structurer votre journée du lendemain.
💡 Rayer les tâches au fur et à mesure de leur réalisation
Cela vous permet de visualiser vos avancées, et d’avoir la satisfaction du travail réalisé.
💡 Définir votre liste d’action du lendemain 📋
Prenez de l’avance sur la journée du lendemain en préparant votre liste d’actions à réaliser. Vous pouvez rédiger une liste des X actions ; les plus importantes que vous devez réaliser, et les priorisez par ordre d’importance. Vous commencerez ainsi votre journée en toute sérénité 😊
5. Ne pas oublier de faire des pauses !
S’ils semblent contre-productifs, les temps de pause sont en réalité nécessaires pour booster sa concentration. En effet, prendre l’air permet d’oxygéner son cerveau et de diminuer son taux de stress pour être plus efficace au travail.
💡 Selon l’étude Microsoft «Research Proves Your Brain Needs Break » : Les pauses entre les réunions permettent au cerveau de se » réinitialiser « , ce qui réduit l’accumulation de stress au fil des échanges et rdv. Pensez donc à planifier, au cours de votre journée, de brèves pauses pour recharger les batteries et revenir au travail avec un esprit vif et aéré 🥳
À vous de jouer !
